利用工程項目管理軟件對項目支出進行智能化管理

項目的開支是工程項目管理中極為重要的一環(huán)。在金石工程項目管理軟件中，項目的支出主要包括直接成本支出和間接費用支出這兩個方面。

直接成本支出主要是指用于人員、材料、機械設(shè)備以及分包等方面的支出，可以分為合同支出和無合同支出。

在合同支付方面，首先我們需要通過系統(tǒng)來進行合同的評審和簽訂，然后進行合同的執(zhí)行登記，例如材料物資的供應(yīng)到貨、設(shè)備租賃進場運行、勞務(wù)分包開始生產(chǎn)等。如果發(fā)生了合同變更，我們可以通過系統(tǒng)及時申報并進行確認。在合同執(zhí)行過程中，可以進行階段性結(jié)算和最終結(jié)算，系統(tǒng)可以自動調(diào)取已經(jīng)登記但尚未結(jié)算的供應(yīng)，用于與供應(yīng)商的賬款核對。供應(yīng)商提供的成本票需要在系統(tǒng)中登記。當需要向供應(yīng)商付款時，可以在系統(tǒng)中發(fā)起付款申請。每次付款申請審批過程中，審批人員都可以看到合同的簽訂、執(zhí)行、結(jié)算、來票情況，以及已經(jīng)付款的情況，這樣可以避免審批中出現(xiàn)錯誤，確保我們每一分錢的支付的安全性。

在投入人才、機器以及合同支出之外，我們還經(jīng)常會有一些無合同的雜費開支，如零散勞務(wù)、零星材料采購以及臨時機械費用等。我們可以通過軟件來記錄這些費用，并提出相應(yīng)的付款申請，以便更好地管理無合同的直接成本開支。

上述內(nèi)容指項目的直接成本支出，是我們的主要關(guān)注點，除此之外，項目支出中還包括金額較小但種類繁多、發(fā)生頻率較高的間接費用，如辦公用品費、差旅費、伙食費、項目管理人員的工資、社保、項目規(guī)費等等。這些費用在實際管理中，往往以備用金的形式進行操作，如果管理不妥，也會帶來資金風(fēng)險和成本不清的問題。

在工程項目管理軟件中，經(jīng)手人可以提交備用金借用申請，并經(jīng)審核通過后獲得備用金，當產(chǎn)生實際費用時，經(jīng)手人可以提交費用報銷申請，并選擇使用備用金進行沖抵，如果還有剩余的金額，可以通過還款申請進行歸還。軟件會自動按照項目或借款人進行備用金的匯總記錄，每一筆備用金的使用情況都清晰明了，以防備用金失控。而每一筆報銷都會被匯總到項目的管理費用成本中，作為項目整體成本的一部分，隨時可查看。